基本のビジネスマナー!フォーマルな英語メールを書く5つのステップ

ビジネスで頻繁に使用されるEメール。日本語ほどフォーマルな表現は多くないものの、英語メールでも推奨されているマナーがあります。そこで今回は、フォーマルな英語メールを書くステップをご紹介します。

フォーマルな英語メールを書く5つのステップ

以下の5つのステップに従って、自分で書く英語メールがどこまでフォーマルなものになっているか確認してみてください。

1. 挨拶から始める

英語メールは基本的に、“Dear Lillian”などの挨拶で始めます。相手との間柄により、この挨拶も例えば下記のように書き分けます。

【改まった関係】
Dear Mrs. /Mr. Price(名字を使う)

【親しい関係】
Hi Kelly(こんにちは、ケリー)

【面識がない相手】
To whom it may concern(ご担当者・関係者各位)
Dear Sir/Madam

2. 相手にお礼を伝える

取引先からの問い合わせに返信する場合は、最初にお礼の言葉を述べましょう。例えば、自分の会社について質問を受けた場合、以下のようにお礼の言葉を伝えます。

  • Thank you for contacting ABC Company(ABC カンパニーにお問い合わせいただきありがとうございます)

また、送信したメールに誰かが返信してきた場合、以下のように伝えます。

  • Thank you for your prompt reply(早速のご返信、ありがとうございます)
  • Thanks for getting back to me(ご連絡いただきありがとうございます)

お礼を述べることで相手が安心するだけでなく、書き手の礼儀正しさを印象付けられます。

3. メールの目的を伝える

1通目の送り手が自分である場合、以下のような書き出しでメールの目的を伝えます。

  • I am writing to enquire about …(…について問い合わせるために書いています)
  • I am writing in reference to …(…に関して書いています)

書き始めの段階で目的を明確にしてから、本文へ移ります。誰でもメールは素早く読みたいので、文章は短く明確に書くようにしましょう。また、自分自身や会社へのプロフェッショナルな心象を害さないように、文法、スペル、句読点にも細心の注意を払う必要があります。

4. 締めの言葉を添える

メールの最後にもう一度お礼の言葉を述べ、丁寧な締めの言葉を添えるのが礼儀です。

締めの定型文

  • Thank you for your patience and cooperation(ご辛抱とご協力に感謝いたします)
    または
    Thank you for your consideration(ご検討の程よろしくお願いいたします)
  • If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know(ご質問やご不明な点がございましたら、遠慮なくお知らせください)
  • I look forward to hearing from you(ご連絡をお待ちしております)

5. 結語で締めくくる

最後は、適切な結語と自分の名前を書きます。親しい間柄でない限り、“Best wishes”(幸運をお祈りします)や“Cheers” (さようなら・またね)というカジュアルな結語で締めくくるのは避けましょう。

フォーマルな結語

  • Best regards(どうぞよろしくお願いします)
  • Sincerely(敬具)
  • Thank you(よろしくお願いします)

そして送信する前に完璧な仕上がりになっているかどうか、もう一度スペルの誤りなどを見直してください。

丁寧なビジネスメールは好印象!

ビジネスメールは書くのが難しいと感じる人もいるかもしれませんが、形式さえ知っていればあとは応用するだけです。社会人としてのマナーを守ったメールに挑戦してみてください!

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イー・エフ・エデュケーション・ファースト

イー・エフ・エデュケーション・ファースト

1965年にスウェーデンで設立され、現在、世界各地に500を超える事業拠点と50校の直営語学学校を擁する国際教育事業のリーディングカンパニー。留学プログラムなど、多数の教育プログラムをグローバルに展開。東京2020オリンピック・パラリンピック競技大会のオフィシャルパートナー(語学トレーニング)。