英語でビジネスメールを書くときのおすすめ書き出し表現20選

電子メールによるコミュニケーションが当たり前になっている現在、電子メールで海外の支社や取引先と連絡を取り合う機会が増えてきています。メールの利点を最大限に生かし、ビジネスを効率的に進めるためには、相手に自分の伝えたい内容を正しく理解してもらわなければなりません。電子メールの書き出しは、特に、相手の興味を引きつける役割を果たします。

今回は、ビジネスメールを書くときにおすすめの書き出し表現を紹介します。

1. 知らない人にメールを出すときの表現

上司に頼まれて、以前会ったことのない人にメールを出すときには、どのように自己紹介したらよいのか、迷ってしまいます。

このような場合には、最初に相手が知っている人の名前を挙げて、自分がその人と関係があることを相手に伝えます。

例えば、

  • I am working with David Green in the financial department.
  • Harry Kindle of the X project said I should contact you.

2. メールの目的を知らせるときの表現

I am writing to… (〇〇するためにメールを書かせて頂きました。)のフレーズがよく使われます。〇〇の部分にメールの目的を入れます。

例えば、

  • I am writing to you about the meeting next week.
  • I am writing to you regarding your presentation.

Regarding …(〇〇に関して)の後ろに目的を入れます。代わりに、in connection with, with regard to, concerningを使ってもいいでしょう、

他の例を次に示します。

  • I am writing because I thought you are interested in his book.
  • I am writing to ask for further information.

3. 言い忘れたり、後で追加情報を伝えたりするとき

メールを送付した後に、「しまった、言い忘れた!」といった場合には、
次の表現を使って「度々申し訳ありません」という気持ちを伝えることができます。

  • Sorry to write again so quickly, …
  • Sorry, my last email I forgot to tell you about …

先に送付したメールの内容に対する追加情報を送るときには、

  • Just a quick note to tell you that…
  • Just a short email to let you know that…

4. メールに返信するときの表現

Thank you for …(〇〇して頂き、ありがとうございます。)のフレーズがよく使われます。代わりに、Thank you very much for… やThanks for …を使うことができます。

例えば、

  • Thank you very much for your email about…
  • Thank you for your email this morning.
  • Thanks for your phone call.

先週、会議で会った相手にメールを送る場合には、次のような表現が役に立ちます。相手に親しみを感じさせる表現です。

  • It was great to see you again last week.

「今、メールを読んだところだ」といった状況では、

  • I just read your email about …
  • I just got your message about…

5. 返信が遅れてしまったときの表現

すぐに返信ができなかったときには、次の表現が参考になります。

  • Sorry for my late reply.
  • Sorry it’s been so long since I was last in touch.
  • I apologize for the delay in replying.

6. 親しい同僚や取引先の相手にメールを送るときの表現

お互いによく知っている間柄であれば、堅いビジネス調で書き出すよりも、セミフォーマルな調子の出だしが好まれます。相手や相手の家族の安否を気づかうなど、スモールトーク調のフレーズで切り出します。

例えば、週の初めにメールを送付するときには、

  • I hope you had a good weekend.

相手の家族を知っている場合には、

  • I hope you and your family are well.

相手の様子を尋ねるフレーズを使って、

  • How are things? How’s it going?

まとめ

英語でビジネスメールを書くときのおすすめ書き出し表現20選を紹介いたしました。いかがでしたでしょうか。機会を利用して、ぜひ、試してみてください。

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ラッド 順子

ラッド 順子

英国在中のライター。日本と英国の大学院を修了。各種教員免許及び英語教授法資格(TESOL)を有する。公立・私立小中高等学校及び大手語学学校での英語指導経験が豊富。英国では、執筆の他、翻訳・通訳、日本語 指導に従事。ライターとして、イギリスの最新情報やおもしろ文化を発信中。サッカーと海外番組の「The X Files」が大好き。

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