英語でビジネスメールを書くときに意識しておきたいこと10選

グローバル化が進み、英語でビジネスメールを書く機会が増えています。企業によっては、毎日、何百通ものメールを受信するビジネスパーソンも存在します。このような場合、件名を見て開封の可否を判断することがほとんどです。メールを開封し、読んで、理解してもらうためには、相手に十分にアピールする簡潔で明確なメールを作成することが必要です。

そこで、今回は英語でビジネスメールを書くときに意識しておきたいこと10選をご紹介します。

1. 明確でわかりやすいメールアドレスを使う

メールの送信アドレスは、相手に最初の印象を与える大切な部分です。仕事で使うメールアドレスには、社名や氏名を入れると良いでしょう。

例えば、Justine Beaver@email.com. などが参考になります。すぐに送信者が誰であるのかを知ることができるように、シンプルで短く明確なものを使うようにしましょう。

2. ビジネスメールの構成を意識する

一般的に使われるビジネスメールの構成を覚えておきましょう。

  • 件名
  • 挨拶
  • 短いメッセージ(2、3のパラグラフ)
  • 結び
  • 連絡先(メールアドレス、住所など)

3. 短く、簡潔にまとめる

ビジネスメールでは、短く、簡潔にまとめることが要求されます。通常、1つのメールを読むために費やされる時間は20秒弱です。この20秒で読めるワード数は平均50ワード。最初のパラグラフには、最も相手に伝えたい事項を書くようにするといいでしょう。

4. 相手の興味や注意を引きつける件名を考える

件名はビジネスメールの目的を伝える重要な役割を果たします。件名が抜けていたり不明瞭であったりする場合、相手が開封せずに放置してしまったり、削除してしまう可能性があります。また、スマートフォンでメールを確認するビジネスパーソンが増えているので、できるだけ短い件名でメールの目的を伝えるようにしましょう。例えば、Moving to Another Company, Salary Raise Request, Appreciation. などが参考になります。

5. 受信者の氏名を入れる

短く簡潔なメールが好ましいといっても、呼びかけのないメールは相手に良い印象を与えません。名前を知っている場合には、冒頭に名前を入れます。名前がわからない場合には、タイトルを入れるといいでしょう。例えば、Dear Hiring Manager. のような書き方があります。

6. フォント、絵文字、俗語に気をつける

メールの内容の他に気をつけなければならないのは、フォントのスタイルです。飾りのついたものやカラフルなフォント、大文字、太文字やイタリックの多用は、メールを読みにくいものにします。また、絵文字は家族や友人の間では楽しいものですが、ビジネスでの多用は控えた方が良いでしょう。俗語やワードの短縮形も、ビジネスメールに最適とは言えません。また、読みやすいフォントサイズは10 から12 です。

7. 結びには送信者の氏名を入れる

メールの最後には、差出人の氏名を入れます。必要があれば職位や連絡先として、メールアドレス、住所、電話番号を入れましょう。また、フェイスブックのようなソーシャル・ネットワーキング・サービスのURLを入れることもできます。

8. 綴りや文法の間違いに気をつける

綴りや文法の間違いが原因で、相手に意味が正確に伝わらないことがあります。例えば、Accept とExceptでは意味が全く違います。さらに、間違いの多いメールは相手の興味を引きつけません。おそらく、最後まで読んでくれないでしょう。送信する前に、綴りや文法のチェックをします。ソフトウェアなどを利用して、誤りの有無を確認するようにしましょう。

9. 送信前に読み直す

ビジネスメールが完成したならば、すぐに相手に送信せずに、必ず読み直しましょう。内容が十分に伝わるかどうか、メールの長さは適切かどうか、単語や文法に間違いがないかどうか等を確認します。また、パラグラフとパラグラフの間に、スペースが適切に入っているかどうかについてもチェックします。

10. 添付ファイルの添付を忘れない

添付ファイルをメールに添付し忘れるケースが目立ちます。何度もメールを送信したり受信したりするのは、効率的とは言えません。送信する前に必ず確認するようにしましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。最後に、ビジネスメールの参考例とビジネスメールでよく使用される頭字語化された英語表現をご紹介します。

ビジネスメールの参考例

Subject: Risk Management Training

Dear May

Regarding our video conference today, the Risk Management Training will be held in London on 11th, 12th, and 13th September.

To register for the training, please email: Shakespeare@children.com

Thanks,

Regards,
Hamlet

Training Coordinator
Phone (02)123-456
Email: Hamlet @tempest.com

頭字語化された英語表現

ASAP:As Soon As Possible.
BTW:By The Way
FYI:For Your Information

このような表現も役に立ちますので、ぜひ、参考にしてみてください。

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ラッド 順子

ラッド 順子

英国在中のライター。日本と英国の大学院を修了。各種教員免許及び英語教授法資格(TESOL)を有する。公立・私立小中高等学校及び大手語学学校での英語指導経験が豊富。英国では、執筆の他、翻訳・通訳、日本語 指導に従事。ライターとして、イギリスの最新情報やおもしろ文化を発信中。サッカーと海外番組の「The X Files」が大好き。

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