メールを受け取ったときに、最初に目に入るのが件名と送信者のアドレスです。メールボックスには、スパムメールやウィルスメールなども入ってきます。忙しいビジネスパーソンのほとんどが件名を見て、開封の優先順位や削除の可否を決定すると言われています。メールの内容を読む前に削除されてしまっては、せっかくのビジネスのチャンスが台無しになってしまいますね。正しい件名の書き方を覚えて、スムーズなビジネスを実現したいものです。
そこで、今回はビジネスメールの正しい件名の書き方10選をご紹介します。
1. 件名を必ず書く
件名のないメールを受け取った経験はありませんか。件名がみつからず、送信先のメールアドレスに心当たりがない場合、ウィルスメールではないかと誰もが疑ってしまいます。そのため、削除されてしまうケースが多いのです。そうでなければ、相手にメールの開封を強制してしまう事になるので、相手に良い印象を与えません。本文を書き始める前に、件名を書く習慣をつけましょう。
2. 短くて明確な件名を考える
一目ですぐに相手が理解できるように、件名は短くて明確なものでなければなりません。近年、電車での移動中に携帯電話でメールを確認するビジネスパーソンが増えています。PCの画面に表示される文字数は約60文字、携帯電話の場合は約30文字です。この文字数を目安にして、件名を考えてみてください。
3. 重要な単語を最初に書く
件名の最初の3単語内にメールの目的を伝える単語を入れます。相手がメールの確認を携帯電話で行う場合、PCの場合と比べて、表示文字数が少ないことを覚えておきましょう。
4. 不必要な単語を書かない
不必要な単語とは、たとえば、挨拶です。Hello. Good morning. Nice to meet you! などの挨拶は、本文で書くことができます。件名の役割は、相手にメールの目的を知らせることです。
5. 返信が必要であることを伝える
返信が必要である場合には、件名の中にその旨を入れます。例えば、 Please replyと一言表示することで、相手が優先的にメールを読んでくれるはずです。返信が必要ではない場合には、No response neededを使います。
6. 返信の期限を明確に示す
返信の期限を表示することで、相手の注意を喚起することができます。期限が明確に表示されている場合、多くの受信者が返信するとの調査結果があります。
たとえば、木曜日までに返事が欲しい場合には、Reply by Thursday: Questionnaire about Marketing. 月日を入れて、Job Interview: Reply by 20th August. といった表現を使うことができます。
7. 紹介者の氏名を入れる
誰かの紹介で相手にメールを送付する場合、紹介者の氏名を入れます。これにより、送信者に心当たりがないという理由だけで、削除されてしまうといった事態を防ぐ事ができます。たとえば、企業のあるポジションへの応募の場合であれば、Referred by Mary Smith for Marketing Director position. と表現してもいいでしょう。
8. 至急の要件であることを知らせる
相手の注意を引きつけるためには、今すぐ必要であることを伝える表現を使います。たとえば、Respond now. Reply Soon. Apply Today. などが便利です。
9. 文章を書かない
件名の欄を使って、本文を書き始めないようにしましょう。たとえば、相手の興味を引きつけるために、Would you like to …, Could you make sure…, Will you do…などの表現を使うことは、実は逆効果です。件名からメールの内容を予想することができないので、相手にメールの開封を強制してしまいます。良い印象を与える書き方ではありません。
10. スペリングの間違い、絵文字、感嘆符、大文字に気をつける
ビジネスメールでは、絵文字や感嘆符の使いすぎは、相手にあまり良い印象を与えません。感嘆符の連続使用や絵文字の多用は誤解を招く恐れがあります。また、大文字だけで書かれた件名は読みにくいという欠点があります。送信する前に、スペリングの間違い、読み心地、意味の明確性などを念入りにチェックしましょう。
次に、件名の参考例を示します。
- Job Inquiry – Tom Cruise
- Research Assistant Resume
- Thank you-Sales Manager Interview
- Requesting social media event idea- Due March 10
- Project ABC Plan
- Meeting Follow Up – IT management
- Inquiring about your translation service
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回はビジネスメールの正しい件名の書き方10選をご紹介しました。正しい件名の書き方を覚えて、スムーズにビジネスを進めましょう。ぜひ、参考にしてみてください。
ラッド 順子
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