ビジネス英語 蟹っ娘（かにっこ）

英語で電話応対！覚えておきたい便利フレーズ9選

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オフィスで海外からの電話を取り、どのように応対すればよいかわからず慌ててしまった…という経験はありませんか？顔を合わせての英会話はある程度できても、電話になると不安を感じるという方は少なくありません。

しかし実は、英語での電話応対には決まったパターンがあるので、パターンに沿ってフレーズを覚えるだけで、電話応対がスムーズにできるようになります。今回は、知っていると相手の印象がガラッと変わる、電話応対の便利フレーズ9選をご紹介します。

電話の出だしで使う4フレーズ

まずは電話を受けた際の表現や、電話をかけた際の名乗り方、用件の伝え方を、以下の会話例とともに見ていきましょう。

【会話例】

  • A: Thanks for calling XYZ company, Miki speaking, how can I help you?
    （XYZ社にお電話ありがとうございます。ミキと申します。どのようなご用件ですか？）
  • B: Hello, this is Yamada from 123 company. May I speak with Mr. Smith, please? I’m calling because I wanted to clarify a few points from the meeting.
    （こんにちは、123会社の山田です。スミスさんに代わっていただけますか。会議の際に話されたことでいくつか確認したいことがあり電話しました。）

1. Thanks for calling ［会社名］, ［名前］ speaking, how can I help you?

電話を受ける際の、シンプルで自然な表現です。“Thanks for calling XYZ company, Miki speaking, how can I help you?”のように使います。

他に、以下のような表現もできます。

【その他の表現】

  • Hello, ［会社名］, ［名前］ speaking, how can I help you?
    （こんにちは。［会社名］の［名前］です。どのようなご用件ですか？）
  • ［会社名］, ［名前］ speaking, how can I helo you?
    （［会社名］の［名前］です。どのようなご用件ですか？）

2. Hello, this is ［名前］ from ［会社名］.

電話をかけた際に、自分の会社名と名前を名乗るフレーズです。“Hello, this is Yamada from 123 company.”のように使います。

3. May I speak to ～, please?

「～さんと代わっていただけませんか？」と丁寧に聞きたい際の表現です。“speak to ～ ”の代わりに“speak with ～ ”と言うこともできます。

他に、以下のような表現もできます。

【その他の表現】

  • I’d like to speak with ～, please.
    （～さんと代わっていただけますか？）
  • Is ～ available?
    （～さんはいらっしゃいますか？）

4. I’m calling about ～. ／ I’m calling to ～. ／ I’m calling because ～.

電話の用件を伝える際の表現です。以下のように使います。

【使用例】

  • I’m calling about a few points that I wanted to clarify from the meeting.
  • I’m calling to clarify a few points from the meeting.
  • I’m calling because I wanted to clarify a few points from the meeting.
    （会議の際に話されたことでいくつか確認したいことがあり、電話しました。）

伝言を頼む際や受ける際に使う4フレーズ

leave-a-message続いて、担当者が不在の時などに、伝言をお願いするフレーズや伝言を受けるフレーズを、以下の会話例に沿って見ていきましょう。

【会話例】

  • A: Unfortunately, Mr. Smith is not available at the moment. Would you like to leave a message?
    （残念ながらスミスさんは現在電話を受けることができません。伝言を残しますか？）
  • B: Yes, please tell him that I called.
    （はい、スミスさんに私から電話があったことをお伝えください。）
  • A: Could you give me your name, please?
    （お名前を伺ってもよろしいですか？）
  • B: This is Yamada from 123 company.
    （XYZ会社の山田です。）
  • A: Could you spell that for me, please?
    （スペルを教えていただけますか？）
  • B: Y as in yellow, A as in apple, M as in Mike, A as in apple, D as in David, and A as in apple.
    （イエローのY、アップルのA、マイクのM、アップルのA、デイビットのD、アップルのAです。）
  • A: Thank you very much. I will pass your message on to Mr. Smith as soon as possible.
    （ありがとうございます。スミスさんになるべく早く伝言をお伝えします。）

5. He/She is not available.

担当者が電話に出ることができない際の代表的な言い回しで、「彼／彼女は電話に出ることができません」という意味になります。“not available”の代わりに“unavailable”も使用できます。

他に、以下のような表現を使うこともできます。

【その他の表現】

  • He/She is in a meeting.
    （彼／彼女は会議中です。）
  • He/She is out of the office.
    （彼／彼女は不在です。）
  • He/She is on holiday（イギリス英語）/ on vacation （アメリカ英語）.
    （彼／彼女は休暇中です。）

6. Would you like to leave a message?

「伝言を残す」は“leave a message”と言います。

7. Could you spell that for me, please?

「スペルを教えていただけますか？」という意味になります。“spell”という単語は名詞のイメージが強いですが、動詞としても使用することができます。

なお、スペルを電話で伝える際は、“A as in apple”のように、一般的な名詞と合わせて伝えると、明確に伝わります。

8. I will pass your message on to him/her.

「（伝言を）伝える」には“pass ～ on”という動詞が使われます。

電話の最後に使う1フレーズ

次に、電話の最後に使うフレーズを以下の会話例の中で見ていきましょう。

  • A: Is there anything else I can assist you with?
    （他に何かご用件はございますか？）
  • B: No thanks. Have a nice day.
    （いいえ、ありがとうございます。よい一日を。）
  • A: Have a nice day to you as well. Bye.
    （あなたも良い一日をお過ごしください。さようなら。）
  • B: Bye.
    （さようなら。）

9. Is there anything else I can assist you with?

「他に何か用件はございますか？」という意味になります。最後にこの表現を使うと、丁寧な印象につながります。

トラブル別の便利フレーズ

troubleshooting最後に、トラブル別の便利フレーズをお伝えします。

聞き取れなかった時

聞き取れなかった際に聞き直すことはまったく問題ありません。聞き直す際のフレーズを覚えておきましょう。